ALIH DAYA TI MENGAMBIL PERAN UTAMA PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI PERUSAHAAN

Abstrak

 

Perkembangan dunia Sistem Informasi yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) senantiasa bergerak melampaui industrinya sendiri. Dinamika dan pengembangan kekayaan intelektual dan intelegensi buatan (artificial intelegence) adalah salah satu faktor pendorong utama Sistem Informasi yang dapat dilihat dalam dunia nyata pada hampir semua sektor kehidupan selain tekniknya itu sendiri termasuk  pendidikan, sosial, budaya, ekonomi, militer, politik dan terlebih lagi adalah perannya mendorong perkembangan bisnis lokal hingga global. Diantara para pelaku dan pemungkin (enabler) terjadinya perkembangan pesat ini, adalah satu pelaku yang muncul sebagai  manifestasi baru dalam bisnis dan industri TIK itu sendiri, yaitu alih daya (outsourcing) Teknologi Informasi dan Komunikasi. Makalah ini mencoba melihat dan memahami perannya yang sudah menjadi tren yang tidak dapat dihindari apalagi dipungkiri, tetapi justru dia adalah sebuah strategi yang jitu dalam menekan dan mengontrol biaya operasional Sistem Informasi, serta membantu manajemen untuk lebih fokus dalam menangani dan mengembangkan core business nya. 

Kata kunci: sistem informasi, teknologi informasi komunikasi, alih daya

 

Perkembangan dunia Sistem Informasi yang berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) senantiasa bergerak melampaui industrinya sendiri. Dinamika dan pengembangan kekayaan intelektual dan intelegensi buatan (artificial intelegence) adalah salah satu faktor pendorong utama Sistem Informasi yang dapat dilihat dalam dunia nyata pada hampir semua sektor kehidupan selain tekniknya itu sendiri termasuk  pendidikan, sosial, budaya, ekonomi, militer, politik dan terlebih lagi adalah perannya mendorong perkembangan bisnis lokal hingga global.

Sistem informasi adalah satu set prosedur yang mengumpulkan atau mengambil, memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol. Sehingga memahami sistem informasi, bagaimanapun, membutuhkan seseorang untuk memahami permasalahan yaitu yang dirancang untuk dipecahkan, solusi arsitektur dan desain, dan proses organisasi yang untuk mencapai solusi ini (Laudon, 2002). Meskipun dapat dikatakan relatif masih pagi bagi Indonesia dalam penggunaan teknologi informasi, namun perkembangannya yang sangat pesat memaksa dunia bisnis merubah kultur dan strategi usahanya. Hari ini dapat dilihat bagaimana media elektronik dijadikan salah satu media andalan untuk melakukan komunikasi dan bisnis, yaitu dengan menggunakan internet.

Diantara para pelaku dan pemungkin (enabler) terjadinya perkembangan pesat ini, adalah satu pelaku yang muncul sebagai  manifestasi baru dalam bisnis dan industri TIK itu sendiri, yaitu alih daya (outsourcing) Teknologi Informasi dan Komunikasi. Alih daya (outsourcing) sebagai pemungkin (enabler) terjadinya dinamika dan perkembangan yang pesat pada hari ini menjadi topik pembahasan atas permasalahan saat ini. Dibalik keutamaan dan kekurangannya, alih daya tidak dapat dipungkiri dan telah banyak dipilih menjadi strategi perusahaan dalam menekan dan mengontrol biaya operasional. Sebuah pemahaman yang mendasar tentang alih daya menjadi landasan pengambilan keputusan strategi ini, yaitu bahwa alih daya adalah suatu tindakan penyerahan atau pendelegasian hanya sebagian pekerjaan suatu perusahaan kepada perusahaan lain. Oleh karena itu menjadi sebuah gagasan yang penting untuk dapat lebih memahami dan menganalisa lebih mendalam mengenai aspek kontribusi dan perannya, serta nilai positif dan negatifnya.

Perkembangan dan Peluang IT Outsourcing

Kemampuan dan keahlian bidang IT mengalami lompatan yang jauh dan sampai kepada fase spesialisasi keahlian yang memasuki industrialisasi tersendiri ketika keahlian tersebut dapat ditransfer atau dipindahkan kegunaan layanannya kepada entitas atau perusahaan lain, yaitu berupa IT outsourcing. Dalam sejarah perkembangannya, suksesnya IT outsourcing ditandai pada tahun 1985 ketika sebuah proyek mercusuar Kodak dengan mengalih dayakan layanan IT nya kepada partner usahanya dibidang jasa layanan teknologi informasi (Fjermestad, Saitta, 2005).

Pada awalnya tujuan dari IT outsourcing adalah untuk menekan biaya operasional, khususnya biaya upah tenaga kerja di fungsi IT. Dalam perkembangannya IT outsourcing menemukan tujuan yang lebih strategis secara alamiah, yaitu meningkatkan keunggulan kompetitif didalam bisnis. Dan dalam hal ini kerjasama atau kolaborasi yang strategis menjadi salah satu faktor kesuksesan IT outsourcing. Dia tidak lagi hanya sebatas kontrak kecil membangun software aplikasi atau sistem, tetapi menjadi pengendali operasi IT secara keseluruhan.

Menurut Fjermestad dan Saitta, faktor-faktor kesuksesan IT outsourcing telah dibangun menjadi sebuah keranka strategis yang sangat berguna dalam pengambilan keputusan dan perencanaan bagi seorang manajer IT. Faktor-faktor kesuksesan tersebut adalah terdiri dari beberapa element sebagai berikut :

• Keselarasan dengan strategi bisnis
• Dukungan manajemen
• Budaya
• Infrastruktur
• Kontrak
• Kemitraan strategis
• Pengelolaan
• Ekonomi

Kedelapan komponen ini diintegrasikan menjadi sebuah siklus terpadu dalam mencapai tujuan strategis yang lebih dari sekedar menekan biaya, yaitu membangun kesadaran organisasi bahwa selain dari efisiensi biaya yang menentukan kesuksesn IT outsourcing adalah kualitas layanan dan kompetensi. Maka dalam perkembanganya kerangka model IT outsourcing menempatkan biaya dan kualitas sebagai episentrum dari siklus terpadu tersebut.

Melihat pertumbuhan ekonomi di Indonesia saat ini yang telah berhasil mempertahankan tingkat pertumbuhannya dengan iklim usaha yang kondusif dan kepercayaan investor, maka potensi kompetensi dan keunggulan kompetitif dari IT outsourcing terbuka luas. Salah satu pilar penopang pertumbuhan tersebut yang ditengarai memperkokoh pertumbuhan tersebut adalah pertumbuhan usaha tingkat kecil dan menengah (UKM) yang semakin berkembang dan menguat. Pada perspektif ini para pelaku dan pemilik kekayaan intelektual di bidang IT dapat menangkap peluang dengan menjadi sebuah organisasi bisnis skala kecil yang berkolaborasi dengan perusahaan-perusahaan besar di industri yang sudah mapan melalui akses sebagai IT outsourcing. Sebagai contoh, persaingan yang ketat dalam industri agribisnis karet memaksa perusahaan-perusahaan besar pelakunya harus meningkatkan produktifitasnya, kepekaan menangkap peluang, dan kreatifitas mengembangkan produknya. Sementara pada aspek operasional mereka juga harus meningkatkan efisiensi dan efektifitas usaha di semua lini produksi yang terpencar di berbagai daerah di seluruh Indonesia agar menjadi sebuah jaringan yang terintegrasi dan handal. Maka peluang IT outsourcing sangat terbuka luas dalam pengembangan dunia sistem informasi untuk dijadikan bisnis masa depan.

Model Bisnis IT Outsourcing

Peluang bisnis yang terbuka luas bagi bisnis IT outsourcing tidak serta merta menjamin kelancaran roda bisnis dan kesuksesannya tanpa diarahkan oleh kerangka dan model bisnis yang jelas dan menguntungkan. Pada saat ini tidak ada keraguan lagi bahwa IT outsourcing telah  menjadi pilihan yang jelas untuk sebagian besar perusahaan. Secara garis besar ada dua model utama dalam bisnis IT outsourcing, yaitu sebagai berikut :

• Model Tradisional

Dimana perusahaan memperkerjakan tenaga ahli dengan kompetensi tinggi di bidang IT untuk memegang operasional dan pengembangan fungsi sistem informasi. Mereka ditempatkan pada unit bisnis yang sesuai dengan struktur organisasi yang ada dengan honor atau gaji sebagai tenaga tidak terikat secara organisatoris didalam perusahaan. Pada model ini IT outsourcing hanya sebagai sumberdaya teknis daripada vendor jasa IT.

• Model Managed Service

Bisnis yang diterapkan dalam bisnis ini bukan lagi menempatkan hanya tenaga kerja ahli dalam fungsi pengelolaan IT di sebuah perusahaan, tetapi lebih besar daripada itu yaitu menyediakan sebuah sistem yang selektif yang dibangun dengan baik, dipelihara dan didukung. Model ini lebih bersifat kemitraan atau pemasok yang menjamin layanan sesuai dengan infrastruktur dan aplikasi atau sistem yang dibutuhkan.

Nilai Lebih dalam Bisnis IT Outsourcing

Perusahaan-perusahaan memutuskan untuk mengalihdayakan layanan IT nya karena mereka meyakini bahwa vendor IT outsourcing memiliki keunggulan biaya produksi yang efisien. Efisiensi yang dicapai oleh vendor IT outsourcing tergantung dari keuntungan ekonomis yang didapat dari kemampuannya membangun sebuah kompetensi inti yang lengkap, sehingga secara skala ekonomis dia dapat memberikan nilai lebih sebagai sebuah bisnis (Levina, Ross, 2003).

Hubungan dalam Model IT Outsourcing

Menurut Gottschalk dan Saether (2006), hubungan yang terbangun didalam model IT outsourcing adalah melalui beberapa tahapan, yaitu tahap biaya, tahap sumberdaya, dan tahap kemitraan sehingga menjadi sebuah hubungan yang baik dan sempurna. Pertama hubungan fokus pada manfaat ekonomi, kemudian fokus pada kompetensi dan sumberdaya, dan akhirnya pengembangan norma-norma dan manajemen kerjasama yang menjadi fokus utama. Pada setiap tahapnya dilakukan penilaian dan evaluasi terhadap semua variabel hubungan.

Resiko dan Kunci Sukses dalam IT Outsourcing

Dibalik setiap tantangan ada peluang, dan pada setiap potensi keberuntungan tentu ada resiko. Didalam IT outsourcing pengelolaan resiko menjadi sangat penting dan krusial, karena menyangkut kelangsungan dan keberhasilan kedua pihak vendor maupun klien. Vendor IT outsourcing mengelola kepentingan besar dan utama klien dalam mencapai tujuan usahanya, dan klien memberikan kesempatan dan ruang hidup bagi vendor. Maka dari perspektif ini mereka dapat diibaratkan seperti dua rangkaian kereta lokomotif dan gerbong yang saling terhubung. Gerbong lokomotif tidak dinyatakan berhasil bila ia berjalan sendiri tanpa membawa tumpangan yang bernilai, dan gerbong penumpang tidak akan pernah sampai ke tujuan tanpa ditarik oleh gerbong lokomotif. Dalam ikatan tersebut keduanya menanggung beban dan resiko masing-masing maupun resiko bersama.

Referensi:

Fjermestad, J., & Saitta, J. A. (2005). A strategic management framework for IT outsourcing: A review of the literature and the development of a success factors model. Journal of Information Technology Case and Application Research, 7(3), 42-60.
Gottschalk, P., & Hans Solli-Sæther. (2006). Maturity model for IT outsourcing relationships. Industrial Management + Data Systems, 106(1), 200-212.
Khan, N., & Fitzgerald, G. (2004). Dimensions of offshore outsourcing business models. Journal of Information Technology Cases and Applications, 6(3), 35-50.
Korrapati, R. B. (2009). Risk and Success Factors in Information Technology (IT) Outsourcing. Allied Academies International Conference.Academy of Information and Management Sciences.Proceedings, 13(1), 31-35.
Kliem, R. (2004). Managing the Risks of Offshore IT Development Projects. Information Systems Management, 21(3), 22-27.
Laudon, Kenneth C. and Jane P. Laudon. 2002. Management Information Systems: Managing the Digital Firm, 7th ed. New Jersey (USA) : Prentice-Hall.
Nelson, C. A. (2009). 10 – Doing Business in The Integrated. New York: The McGraw-Hill Companies, Inc.
Rottman, J.W. &Lacity, M. C. (2006). Proven Practices for Effectively Offshoiing IT Work. MIT Sloan Management Review, 47(3), 56-63.